Für ein etabliertes und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir eine professionelle und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d).

In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen der Unternehmensleitung, den verschiedenen Fachbereichen, den Gesellschaftsorganen sowie wichtigen internen und externen Ansprechpartnern.

Executive Office Manager

(m/w/d)

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung

Organisation und Koordination der Agenda der Geschäftsführung einschließlich Terminen, Besprechungen, institutionellen Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Steuerung der ein- und ausgehenden Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und vertraulicher Geschäftskommunikation
Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Präsentationen, Berichten und Informationsunterlagen
Überwachung von Anfragen, Aufgaben und strategisch relevanten Fristen
Sicherstellung des Follow-ups zu Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen
Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Management- und Führungsgremien

Gesellschaftsorgane und Governance

Organisation und Koordination von Sitzungen des Verwaltungsrats und weiterer Gesellschaftsorgane
Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen
Organisation und Koordination interner Führungsgremien und Komitees
Koordination der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
Verwaltung und Kontrolle offizieller gesellschaftsrechtlicher Dokumente
Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, strukturierten und vertraulichen Dokumentenverwaltung
Koordination von Archivierungs-, Aufbewahrungs- und formalen Dokumentationsprozessen

Organisation und Dokumentenmanagement

Verantwortung für das zentrale Unternehmensregister und die damit verbundenen Prozesse
Verwaltung und Aktualisierung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
Strukturierte Ablage und Aufbewahrung gesellschaftsrechtlicher und administrativer Dokumentation
Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Business-Continuity-Unterlagen
Koordination weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Institutionelle und interne Kommunikation

Unterstützung der Geschäftsführung bei der institutionellen Kommunikation
Erstellung und Koordination von Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Stakeholder-Kommunikation und institutionellen Präsentationen
Beobachtung strategisch relevanter Nachrichten und Entwicklungen
Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
Unterstützung bei der Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Marketing und anderen relevanten Unternehmensbereichen
Unterstützung bei der internen Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden

Profil & Benefits

Idealerweise verfügen Sie über:

Ein abgeschlossenes Studium, vorzugsweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Funktion
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Koordination komplexer Aufgaben und Prozesse
Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
Sehr gute Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ein professionelles Auftreten
Die Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz und Dokumente
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Einen professionellen, kooperativen und pragmatischen Arbeitsstil mit ausgeprägter Lösungsorientierung

Das Unternehmen bietet

Eine verantwortungsvolle und bereichsübergreifende Position in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
Einen umfassenden Einblick in Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
Ein professionelles, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen sowie anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern
Eine Position mit langfristiger Entwicklungsperspektive
Eine Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
Eine attraktive, individuell an Erfahrung und Kompetenzen ausgerichtete Vergütung

Das für die Position vorgesehene Einstiegsgehalt beträgt 38.000 € RAL bei Vollzeitbeschäftigung. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation des Kandidaten besteht die Möglichkeit einer höheren Vergütung.

Katharina Végh