Für ein etabliertes und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir eine professionelle und organisationsstarke Persönlichkeit als Direktionsassistenz (m/w/d).

In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen der Unternehmensleitung, den verschiedenen Fachbereichen, den Gesellschaftsorganen sowie wichtigen internen und externen Ansprechpartnern.

Direktionsassistenz

(m/w/d)

Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen
Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen, Geschäftsreisen und Führungsgremien
Steuerung der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz mit relevanten Stakeholdern
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und Maßnahmen
Organisation und Begleitung von Verwaltungsrats-, Gesellschafter- und Komiteesitzungen einschließlich der entsprechenden Dokumentation
Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen sowie strukturierte Pflege des digitalen und physischen Unternehmensarchivs
Koordination von Dokumentations-, Genehmigungs- und Archivierungsprozessen
Unterstützung bei institutioneller Kommunikation, Pressearbeit und der Organisation von Veranstaltungen mit externen Partnern
Beobachtung relevanter Entwicklungen und Unterstützung der Geschäftsführung bei der internen und externen Kommunikation

Profil

Idealerweise verfügen Sie über:

Ein abgeschlossenes Studium, vorzugsweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
Mindestens ein halbes Jahr Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Funktion
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Koordination komplexer Aufgaben und Prozesse
Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
Sehr gute Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ein professionelles Auftreten
Die Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz und Dokumente
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Einen professionellen, kooperativen und pragmatischen Arbeitsstil mit ausgeprägter Lösungsorientierung

Das Unternehmen bietet

Eine verantwortungsvolle und bereichsübergreifende Position in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
Einen umfassenden Einblick in Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
Ein professionelles, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen sowie anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern
Eine Position mit langfristiger Entwicklungsperspektive
Eine Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
Eine attraktive, individuell an Erfahrung und Kompetenzen ausgerichtete Vergütung

Das für die Position vorgesehene Einstiegsgehalt beträgt 38.000 € RAL bei Vollzeitbeschäftigung. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation des Kandidaten besteht die Möglichkeit einer höheren Vergütung.

Katharina Végh